Königs Wusterhausen - Die Digitalisierung und Indexierung von Papierdokumenten ist aus dem Unternehmensalltag kaum noch wegzudenken. Multifunktionsgeräte und digitale Kopierer stehen in fast jedem Büro und können in der Regel auch zum Scannen verwendet werden. Jedoch stoßen diese Geräte dabei an ihre Grenzen und können deshalb nicht für alle Anwendungen genutzt werden.

„Für die digitale Archivierung sind spezielle Dokumentenscanner optimiert. Die platzsparenden Geräte arbeiten im Grunde nach dem simplen Prinzip: Den Stapel der zu scannenden Papierdokumente einlegen, Knopf drücken und der Scanner arbeitet von allein. Dank Scanzeile für die Rückseite wird auch diese automatisch gescannt“, macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, aufmerksam. Der Spezialist für Softwareentwicklungen im DMS-Bereich verweist in diesem Zusammenhang auf die wesentlichen Vorteile von Dokumentenscannern: sie sind meist schneller, leistungsfähiger in ihrer Papierzuführung, bieten Bildverbesserungsfunktionen sowie Duplexeinheit, Kontrastanhebung und automatische Formaterkennung. „Da sie von einer Dokumentenmanagementsoftware direkt angesteuert werden können, ist eine einfache Scanprofil-Auswahl möglich. Oftmals ist in dieser auch eine OCR-Texterkennungssoftware integriert“, ergänzt Krekeler.

Netzwerkscanner oder Desktopscanner?

Nicht immer benötigt jeder Mitarbeiter einen eigenen Scanner am Arbeitsplatz. Vor Anschaffung eines Dokumentenscanners ist es deshalb empfehlenswert zu überlegen, wie viele Mitarbeiter ihn nutzen werden: Scannen viele Personen eher wenig, so ist ein Netzwerkscanner sinnvoll. „Werden wenige Personen dagegen eher viel scannen, dann sollten Desktopscanner – kompakte Geräte direkt am Arbeitsplatz – zum Zuge kommen. Diese Scanner, fast ausschließlich mit Einzelblatteinzug ohne Flachbett, sind dafür auslegt, mehrere tausend Dokumente täglich zu scannen. Dabei sind sie in der Lage, gemischte Stapel mit Papieren unterschiedlicher Formate zu verarbeiten“, so Harald Krekeler. Sein Tipp für die Büropraxis: Man sollte sich überlegen, ob nur die Mitarbeiter, die viele Papierdokumente erfassen müssen, ihr eigenes Gerät erhalten bzw. sich eines mit ihrem Tischnachbarn teilen. Für alle anderen Mitarbeiter kommt dann ein zentraler Netzwerkscanner in Frage.

Für welche Scantechnik sich der Anwender auch entscheidet: Mit der DMS "Office Manager" können Scanner über TWAIN oder WIA direkt angesprochen werden. Für ScanSnap und Sceye-Dokumentenkamera sind Schnittstellen vorhanden. Dokumente von Multifunktionsgeräten und Netzwerkscannern importiert die Software aus den Netzwerkordnern und holt bei Bedarf auch die OCR Texterkennung nach.

Weitere Informationen über das Softwarebüro Krekeler sowie den Office Manager unter: www.officemanager.de

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(Bildquelle: Softwarebüro Krekeler)


Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware "Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige "Office Manager", ist inzwischen auch als leistungsfähige Version "Office Manager Enterprise" für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.





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