Berlin / Königs Wusterhausen - Berufsbetreuer übernehmen in unserer Gesellschaft eine zentrale Aufgabe: Sie kümmern sich um volljährige Menschen, die aufgrund von psychischen Erkrankungen oder Behinderungen in ihrer Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit eingeschränkt sind. Ihnen von Gerichten zur Seite gestellt, kümmern sie sich um alle rechtlichen und organisatorischen Belange, um den Betroffenen ein selbstbestimmtes Leben zu ermöglichen. "Wir unterstützen und beraten diese Menschen in allen Lebenslagen, was meist auch einen großen Verwaltungsaufwand nach sich zieht", erklärt Oliver Morgner vom Berliner Betreuungsbüro Morgner.

Ob die Korrespondenz mit Behörden, Gerichten, Banken oder Pflegediensten: Schnell kommen zigtausende Dokumente zusammen, die es effizient zu verwalten gilt. Für immer mehr Berufsbetreuer – so auch für das Betreuungsbüro Morgner – zählt die DMS-Lösung Office Manager daher zur Grundausstattung. „Der Office Manager ermöglicht es uns, unsere Dokumente digital zu archivieren und diese dabei unseren Mandanten und bestimmten Kategorien zuzuordnen. Damit und mithilfe der Volltextsuche sind gerade angesichts der Dokumentenmenge die richtigen Unterlagen bei Bedarf schnell aufgefunden, was enorm viel Zeit und Arbeitsaufwand spart", so Oliver Morgner.

Eine Zusammenarbeit mit anderen Softwareprogrammen für Berufsbetreuer wie z.B. Butler ist ebenfalls möglich. Das Wiederfinden von Dokumenten, die ggf. früher  falsch abgespeichert wurden und somit nicht mehr wiederzufinden wären, ist nunmehr möglich.

Auf speziellen Wunsch des Berufsbetreuers hin haben die Entwickler des Office Manager die DMS-Lösung mit einer Schnittstelle zur ebenfalls bei ihm im Einsatz befindlichen Software "BdB at work" versehen. Beide Lösungen können somit parallel auf denselben Datenbestand Zugriff nehmen. „Ein spezieller Dank daher für die ausführliche Unterstützung bei der Einrichtung des Zusammenspiels der Programme", betont der Berufsbetreuer. Interessant ist für ihn auch die Office Manager-Funktion, Aufgaben mit Dokumenten zu verknüpfen. Hierbei wird eine Anfrage zunächst gescannt und gleich eine Tätigkeit für den zuständigen Mitarbeiter angelegt, sodass dieser zur Erledigung aufgefordert wird.

Weitere Informationen unter www.officemanager.de

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Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware "Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige "Office Manager", ist inzwischen auch als leistungsfähige Version "Office Manager Enterprise" für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.



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