Königs Wusterhausen - Keine halben Sachen beim Dokumenten-Management: Das war Ende 2009 die Motivation von HUBER FLIESEN Österreich für den Umstieg  auf die DMS-Lösung Office Manager (www.officemanager.de). Seitdem setzt das Unternehmen mit Sitz in Lamprechtshausen auf das europaweit etablierte Dokumenten-Management-System, um seine gesamte Buchhaltung, Auftragsabwicklung und Kundenkorrespondenz effizient zu verwalten. Dabei waren Praxistauglichkeit und die reibungslose Integration in die Arbeitsprozesse entscheidende Anforderungskriterien, die HUBER FLIESEN bei der Auswahl der DMS-Lösung leiteten.

"Wir hatten zuvor eine andere DMS-Lösung im Einsatz, die unseren vielfältigen Anforderungen aber nicht erfüllt hat. Umso erfreulicher war es, dass wir dann auf den Office Manager aufmerksam geworden sind. Die Lösung konnte uns mit ihrem Funktionsumfang rasch überzeugen", erklärt Johanna Herbold, Buchhalterin bei HUBER FLIESEN. Das österreichische Fliesen- und Natursteinunternehmen ist für seine Qualität, Zuverlässigkeit und professionelle Arbeitsweise bekannt. "Das sind auch die Maßstäbe, die wir an unser Dokumenten-Management anlegen", so Johanna Herbold. Hierzu zählt für HUBER FLIESEN zudem in Sachen Technik immer auf dem neuesten Stand zu sein. Daher verfügt das Unternehmen nicht nur über fünf Benutzerlizenzen sondern auch über einen Wartungsvertrag für den Office Manager. "Damit ist und bleibt HUBER FLIESEN in Sachen DMS stets up to date und profitiert regelmäßig von den Weiterentwicklungen des Office Manager. Natürlich stehen wir im Rahmen des Wartungsvertrages zudem bei Supportanfragen mit Rat und Tat zur Seite", erläutert Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, der Schmiede des beliebten DMS-Systems.

Schon der Umstieg auf den Office Manager fiel dem Unternehmen aus Österreich leicht. Dank der in der DMS-Lösung enthaltenen Schnittstellen konnten die Bestandsdaten vollständig in den Office Manager importiert werden. Heute arbeiten fünf Mitarbeiter bei HUBER FLIESEN täglich mit dem Dokumenten-Management-System. Sie erfassen und archivieren Belege, wichtige Dokumente wie Verträge und Kundenaufträge sowie auch E-Mails mit dem Office Manager. Dank der bewährten Verschlagwortung und der Volltextsuche sind diese zudem schnell wiederaufgefunden und stehen zentral zum Abruf bereit. Gerade wenn Kunden Rückfragen zu einem Auftrag haben oder die bisher mit einem Kunden geführte Korrespondenz für die Auftragsbearbeitung eingesehen werden muss, sind diese Informationen mit nur wenigen  Klicks sofort parat.

Weitere Informationen unter www.officemanager.de und www.huberfliesen.at


Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware "Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige "Office Manager", ist inzwischen auch als leistungsfähige Version "Office Manager Enterprise" für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

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Lösungen für Dokumentenmanagement
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