Königs Wusterhausen - Das Dokumenten-Management-System (DMS) Office Manager erfreut sich bei Hausverwaltungen immer größerer Beliebtheit. Schließlich fallen auch im Immobilien-Management eine Vielzahl wichtiger Dokumente und Belege zu Abrechnungen, Betriebskosten, Mietverträgen und vielem mehr an, die es effizient auf elektronischem Wege zu verwalten und zu archivieren gilt. Zwei Hausverwaltungen, die bereits seit einem Jahr auf das europaweit etablierte DMS setzen, sind die Wahl oHG und die IMS GmbH, die derzeit zur neuen Seneca Hausverwaltung GmbH fusionieren.

"Neben der einfachen Handhabung, der hohen Funktionalität und umfassenden Hardware-Unterstützung hat uns vor allem die Schnittstelle zu der von uns verwendeten Hausverwaltungssoftware Sidomo vom Einsatz des Office Manager überzeugt", erklärt Rolf Tegtmeyer, Geschäftsführer der Wahl oHG. Dank der gemeinsamen Schnittstelle wird die Datenübergabe zwischen beiden Lösungen automatisiert. So werden beispielsweise mit dem Office Manager erfasste E-Mails automatisch den in Sidomo verwalteten Liegenschaften zugeordnet. Außerdem können Serienbriefe und andere Korrespondenz, die mit der Sidomo-Lösung erstellt wird, im DMS archiviert und dort für die schnelle Wiederauffindbarkeit katalogisiert werden. Dabei optimiert der Office Manager grundsätzlich alle Dokumente zugleich für die Volltextsuche.

Die Wahl oHG nutzt die DMS-Lösung in der Enterprise-Version mit insgesamt 10 Benutzerlizenzen, um alle Dokumente zu den Liegenschaften zu archivieren. Zudem verfügen sowohl die Wahl oHG als auch die IMS GmbH über einen Wartungsvertrag, der regelmäßige Updates des Office Manager sowie einen kompetenten technischen Support durch die DMS-Experten des Lösungsanbieters, dem Softwarebüro Krekeler, umfasst. "Wir freuen uns, dass sich beide Hausverwaltungen dazu entschlossen haben, auch nach ihrer Fusion den Office Manager weiter einzusetzen", erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer beim Softwarebüro Krekeler. Die neue Seneca Hausverwaltung GmbH wird mit der DMS-Lösung dann Unterlagen zu ihren über 100 Liegenschaften mit weit mehr als 2.000 Einheiten effizient verwalten.

Weitere Informationen unter www.officemanager.de und www.seneca-hausverwaltung.de


Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware "Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige "Office Manager", ist inzwischen auch als leistungsfähige Version "Office Manager Enterprise" für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

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