Königs Wusterhausen - Unnütze Dubletten im elektronischen Dokumentenarchiv kosten Unternehmen bares Geld und wertvolle Zeit: Zum einen beanspruchen sie zusätzliche Speicher- und Rechenkapazitäten. Zum anderen gestalten sie die Suche nach relevanten Informationen ineffizienter. Schon mit der neuen Version 13 wirkt das Office Manager DMS dieser Redundanz entgegen. Nun legen die Entwickler der Lösung noch einmal nach und stellen im Rahmen des Dezember-Servicepacks weitere neue sowie optimierte Funktionen rund um die Dubletten-Vermeidung zur Verfügung.

Neben der bereits vorhandenen Suche nach Dubletten im Archiv, wird jetzt schon beim Import eines Beleges darauf hingewiesen, wenn ein Dokument bereits in diesem enthalten ist. Bei der Überführung von E-Mails in den Office Manager überprüft das DMS außerdem neben der Datei-Checksumme auch die jeweilige Message-ID. "Dies verhindert bei vielen E-Mail Clients die Doppelablage auch, wenn zwischenzeitlich Updates im Client vorgenommen wurden, die zusätzliche Informationen in die E-Mail-Dateien schreiben", führt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler aus.


Beim Massenimport ganzer Datei-Server wirkt die verbesserte Dubletten-Vermeidung außerdem fortan nicht nur für dieselbe sondern auch für die gleiche Datei. War bisher nur der vollständige Pfad verglichen und Kopien daher importiert worden, kann Letzteres mit dem neuen Servicepack nun unterbunden werden. Bei Bedarf kann der Anwender aber auch Dubletten zulassen.

Ein weiteres Highlight des neuen Servicepacks sind die umfangreichen Anpassungen des Office Manager an die neuen MySQL-Versionen. Darüber hinaus wurde die Darstellung der integrierten PDF-Vorschau deutlich verbessert. Damit kommen die Entwickler des Office Manager den Kundenwünschen nach einer einfacheren Navigation zwischen den Dokumentenseiten im Viewer der Lösung nach.

Weitere Optimierungen betreffen den Dokumentenreport, der um einen benutzerdefinierbaren Reportgenerator erweitert worden ist, das Customizing der DMS-Lösung mittels eigener Skripte sowie Zusatzfunktionen für MegaCAD-Anwender.

Weitere Informationen sowie eine Liste mit allen Verbesserungen des Dezember-Servicepacks finden Sie unter http://www.officemanager.de/historie/13-0-1-484.html  


Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware "Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige "Office Manager", ist inzwischen auch als leistungsfähige Version "Office Manager Enterprise" für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

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