Königs Wusterhausen - Der Vermittlungsausschuss des deutschen Bundesrates hat Ende September den Weg frei gemacht für das Steuervereinfachungsgesetz 2011. Durch die Änderungen des §14 UStG werden elektronische Rechnungen ab dem 1. Juli den papiergebundenen Rechnungen beziehungsweise deren jeweiligen rechtlichen Anforderungen gleichgesetzt. Damit hat es ab sofort auch positive Auswirkungen auf die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen mit Archivierungs-Programmen wie dem Office Manager.

War es bisher zwingend notwendig, elektronische Eingangs-Rechnungen zusammen mit einer qualifizierten, digitalen Signatur des Rechnungsstellers zu archivieren, damit das Finanzamt diese umsatzsteuerlich berücksichtigte, entfällt dies nun. Damit liegen die Anforderungen an deren Herkunftsechtheit, Lesbarkeit und Unversehrtheit ab sofort auf dem Level der papiergebundenen Rechnungen. So können Unternehmer künftig selbst bestimmen, auf welchem Wege sie die gesetzlichen Erfordernisse bei der elektronischen Rechnungslegung und Archivierung erbringen.

Vorgeschrieben ist hierfür nun nicht mehr die Nutzung einer bestimmten Technologie wie der Signatur sondern ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Kern dieses muss die Sicherstellung eines verlässlichen Prüfpfades zwischen Leistung und Rechnung sein. "Allerdings gibt das Gesetz Unternehmen weiterhin ausdrücklich die Möglichkeit, Rechnungen weiterhin qualifiziert zu signieren, um Rechtssicherheit herzustellen", erklärt Harald Krekeler, Inhaber des Softwarebüros Krekeler.

Mit der DMS-Lösung "Office Manager" sind Unternehmen bei der digitalen Rechnungsarchivierung somit in jedem Fall auf der sicheren Seite. Sie umfasst nämlich nicht nur diverse Kontrollmechanismen unter anderem zur Gewährleistung der Manipulationssicherheit von hinterlegten Rechnungen. Auch die Aufbewahrung von mit Signaturen versehenen Rechnungen ist wie bisher möglich. DMS-Experte Harald Krekeler gibt für die elektronische Archivierung von Rechnungen aber noch einen wichtigen Hinweis: "Weiterhin gilt es für Unternehmen, eingehende elektronische Rechnungen samt E-Mail, mit der sie übersendet wurden, zu archivieren."

Weitere Informationen unter www.officemanager.de

Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware "Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige "Office Manager", ist inzwischen auch als leistungsfähige Version "Office Manager Enterprise" für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

Internet: www.krekeler.de

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