Bichwil, Schweiz - Die Schweizer Büwa AG bietet schon seit über 40 Jahren Schutz und Sicherheit nach Maß, wenn es um die Fertigung qualitativ hochwertiger Trennwände, Garderobenschränke, Drehschiebetüren und Handläufen geht. Da jeder Kundenauftrag individuell bearbeitet und jedes Produkt nach den spezifischen Anforderungen hergestellt wird, lässt sich ein gewisser bürokratischer Aufwand nicht vermeiden. Unterlagen und wichtige Dokumente – von der Kundenanfrage über das Angebot und die Rechnung bis hin zur Auslieferung der bestellten Waren – gilt es zu den einzelnen Aufträgen zu verwalten. Dies bedeutete bisher einen großen Papieraufwand und entsprechenden Platzbedarf zur Lagerung der Unterlagen. Zumal die Büwa AG auch Dokumente zu Altaufträgen vorhält.

"Um Platz zu schaffen und unsere Auftragsverwaltung schlanker sowie effizienter zu gestalten, haben wir uns für den Einsatz des Dokumenten Management Systems (DMS) Office Manager Enterprise entschlossen", erklärt Martin Gmür, Geschäftsführer bei der Büwa AG. Mit der Lösung hat das Unternehmen in einem ersten Schritt bereits viele Altaufträge digital erfasst und archiviert. Zudem werden ab sofort auch alle neuen Aufträge in das Dokumenten Management System samt allen Unterlagen eingespeist und dort verwaltet. Hierfür hat die Büwa AG unter Heranziehung der Funktionspalette des Office Manager Enterprise ein entsprechendes Vorgehen entwickelt, wie Martin Gmür erläutert: "Für jeden Auftrag wird bei uns ein Dossier mit allen Auftragsunterlagen angelegt. So erhalten unsere Mitarbeiter stets alle Informationen auf einem Blick."

Die Büwa AG kommt somit künftig nicht nur mit deutlich weniger Papier bei der Auftragsabwicklung aus. Relevante Dossiers können bei Bedarf dank der auf neuesten Texterkennungstechnologien gestützten Volltextsuchfunktion und intelligenten Verschlagwortung des Office Manager schneller aufgefunden werden. Dies gilt im Übrigen auch für die archivierten Auftragsdossiers. Ein Durchsuchen der physischen Archive entfällt – ebenso der hierfür bisher erforderliche Platzbedarf.

Weitere Informationen unter www.officemanager.de und www.buewa.ch


Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware "Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige "Office Manager", ist inzwischen auch als leistungsfähige Version "Office Manager Enterprise" für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

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