Königs Wusterhausen - Kosteneinsparung weit über die Portokosten hinaus und effizienteres Arbeiten sind für Unternehmen wesentliche Argumente für den Versand von elektronischen Rechnungen. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011 sind diese – auch bei Verzicht auf Absender-Signaturen – der papiergebundenen Rechnung gleichgestellt worden. Streng geregelt aber sind die Aufbewahrungspflichten: So gibt der Gesetzgeber unter anderem Dateiformat und Speichermedium vor.

„In Kundengesprächen fällt uns immer wieder auf, dass die meisten Unternehmer zwar wissen, dass sie elektronische Rechnungen, genauso wie ihr papiergebundenes Pendant, 10 Jahre aufbewahren müssen. Aber ihnen ist oftmals nicht klar, dass die elektronische Rechnung auch in dem Format archiviert werden muss, in dem sie eingegangen ist. Das bedeutet: digital und inklusive der dazugehörigen E-Mail“, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Nur die Anlage – die PDF-Rechnung – in das Archiv zu legen ist folglich nicht ausreichend. Der Grund: Ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung muss sichergestellt sein, um Manipulationsversuche ausschließen zu können.

Der anwenderfreundliche „Office Manager“ ermöglicht per Drag&Drop die einfache, aber manipulationssichere und steuerrechtlich korrekte, Archivierung der gesamten E-Mail inklusive anliegender, digitaler Rechnung. „Die eingehende E-Mail mit der Rechnung im Anhang wird komplett in den Office Manager importiert. Hierfür klickt der Anwender lediglich die betreffende E-Mail in seinem E-Mail-Programm an, hält die Maustaste gedrückt und schiebt die E-Mail auf die Office Manager-Dokumententabelle“, erklärt Krekeler.

Ähnlich verhält es sich mit Rechnungen, die vom Geschäftspartner als Download aus einem Kundenbereich zur Verfügung gestellt werden. In diesem Falle wird das Dokument heruntergeladen und archiviert. „Sofern man noch eine E-Mail erhält, die auf eine neue Rechnung im Kundenportal hinweist, sollte auch diese in das Archiv importiert und mit der Rechnung verknüpft werden“, ergänzt Harald Krekeler.

Ein Ausdruck der Rechnung kann zusätzlich erfolgen, um gewohnte Arbeitsabläufe, wie beispielsweise die Akten zum Steuerberater zu geben, auch weiterhin zu ermöglichen. Relevant für eine Steuerprüfung ist aber der elektronische Beleg. Zur revisionssicheren Archivierung empfiehlt Krekeler auf die Verwendung von Speichermedien zurückzugreifen, die eine Änderung oder Löschung der gespeicherten Dokumente verhindern.

Weitere Informationen unter http://www.officemanager.de/dokumentenverwaltung/eingangsrechnung.html

Honorarfreie Pressebilder zum Office Manager (Screenshots):

http://shared.presse-desk.com/images/krekeler/email-dnd_hauptfenster (E-Mail-Archivierung per Drag&Drop, Programm-Hauptfenster)
http://shared.presse-desk.com/images/krekeler/gdpdu-archiv-kommentiert_hauptfenster (GDPdU-Archiv steuerrelevanter Belege, Programm-Hauptfenster)
http://shared.presse-desk.com/images/krekeler/logo_om (Office Manager Logo)

(Bildquelle: Softwarbüro Krekeler)


Über das Softwarbüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware "Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige "Office Manager", ist inzwischen auch als leistungsfähige Version "Office Manager Enterprise" für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.



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